Os profissionais da saúde, que estão à frente da operação em uma instituição, se deparam com diversos problemas recorrentes nos processos que envolvem o atendimento aos pacientes. Os impactos desses problemas afetam também os demais níveis corporativos, que precisam lidar com o aumento de custos operacionais e a dificuldade em realizar uma gestão mais efetiva. Muitas vezes, essas situações estão relacionadas ao sistema de gestão utilizado, que não oferece controles adequados aos processos da especialidade oncológica.
Atualmente é possível encontrar soluções inovadoras e especializadas no segmento oncológico, que atendem às demandas médicas e apoiam nos controles e na gestão. Portanto, é importante considerar a escolha por um bom sistema, que ofereça automatização e agilidade nos atendimentos, sem esquecer da segurança para a instituição e pacientes.
Com o objetivo de apoiar na decisão por uma solução que seja ideal para cada instituição, reunimos alguns pontos importantes, que complementam a atuação de uma gestão mais eficiente, focada em reduzir custos e otimizar processos na oncologia.
Reduzir custos através de uma infraestrutura em nuvem
Nos últimos anos, a computação em nuvem deixou de ser apenas uma tendência e segundo a DataCentrics, tornou-se a realidade de muitas empresas em diversos segmentos. O uso desta tecnologia traz benefícios tanto aos usuários, quanto aos gestores e equipes de TI.
Um sistema hospedado em nuvem permite maior escalabilidade no uso de suas ferramentas, bem como garante mais segurança e agilidade nas mudanças tecnológicas, por viabilizar atualizações de forma automática e periódica.
Em soluções on-premise, os servidores demandam constantes atualizações e manutenções, ou seja, existem muitos custos envolvidos, além do gasto com aquisição dos equipamentos de hardware e software. Desta forma, é necessário ter profissionais qualificados disponíveis em tempo integral para monitorar o desempenho e realizar as atualizações de equipamentos.
Já com relação às aplicações em nuvem, os custos podem ser minimizados pela flexibilização dos servidores virtuais, ou seja, a contratante deverá pagar apenas o que for utilizado. Outro fator que contribui para a redução de custos está relacionado a proteção, rotinas de backup e recuperação de dados corporativos, que podem ser automatizadas. Além disso, promove maior acessibilidade com outros dispositivos e colaboração entre equipes presenciais e a distância.
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Realizar a gestão financeira de forma eficiente
Um dos pontos fundamentais para uma boa administração, sem dúvidas, é ter uma gestão financeira eficiente. No entanto, um dos principais problemas enfrentados por instituições de saúde e que implicam em gastos não planejados, são as glosas. Elas ocorrem quando as informações sobre um atendimento, fornecidas pelo prestador, são incompatíveis com o registro no banco de dados do plano de saúde.
Portanto, é importante considerar um sistema de gestão especializado em oncologia, que realiza o controle da precificação do faturamento para os convênios, de forma a evitar o envio desses dados e valores incorretos. Assim, é possível reduzir glosas, aumentar a previsibilidade financeira e facilitar o trabalho dos profissionais envolvidos.
Otimizar processos através da transformação digital
Conforme mencionamos anteriormente, a adoção de tecnologias nos processos de uma instituição deixou de ser uma opção para tornar-se uma realidade. Com o advento da pandemia, isso evidenciou-se fortemente com a imposição do isolamento social. Muitas clínicas sofreram com gastos não previstos por conta do aumento nas taxas de faltas às consultas médicas.
O uso da tecnologia pode facilitar aos profissionais da saúde e seus pacientes, a realização dos atendimentos através de teleconsultas. As teleconsultas ocorrem por meio de vídeoconferências realizadas através de um computador ou dispositivo móvel, integrados ao sistema de gestão da clínica. Assim, o paciente recebe o seu atendimento sem a necessidade de deslocar-se até a instituição e seus apontamentos ficam registrados no prontuário eletrônico.
Esse recurso vai ao encontro da adoção de um prontuário eletrônico do paciente (PEP) com assinatura digital e uso de certificado digital. Desta forma, a instituição elimina o uso de papel na assistência ao paciente, mantendo a segurança e validade legal. Além de promover a sustentabilidade, reduzir custos e otimizar processos, proporciona agilidade e segurança no uso de informações sensíveis.
Ter maior controle de contas a pagar e receber integrados ao estoque e faturamento
O gerenciamento de atividades relacionados aos processos de contas a pagar e receber, quando não são integrados ao estoque e faturamento, podem gerar um grande retrabalho e descontrole financeiro afetando o fluxo de caixa. Através de um sistema de gestão com controles bem definidos, é possível acompanhar todas as obrigações financeiras diárias e futuras. Assim, evita-se atrasos na quitação de contas, reduz-se os custos com pagamento de multas ou juros.
Ao mesmo tempo que se deve ter bons controles de contas a pagar e receber, cabe uma ressalva especial ao gerenciamento de estoque dos medicamentos oncológicos. Estes insumos possuem alto valor e representam acima de 50% dos custos da operação de um negócio de oncologia. Portanto, recomenda-se manter apenas os níveis necessários de estocagem, ter bons controles de sobras e dos excedentes em overfill com reaproveitamento destes. Novamente destacamos a importância da escolha correta do sistema de gestão, que ofereça esses recursos especializados e bons controles no manejo de estoques e contas.
Realizar a gestão de indicadores com cruzamento de dados
Uma solução de BI (Business Intelligence) viabiliza, através de painéis personalizados, o acompanhamento dos principais indicadores de uma instituição em tempo real. Da mesma forma, é possível realizar a coleta, cruzamentos e análises, extraindo o máximo potencial dos dados armazenados de forma estruturada.
Ter esse controle e enriquecimento de dados é extremamente importante para a gestão do negócio, definição de estratégias e maior acompanhamento dos pacientes. Além disso, o Business Intelligence permite o controle dos indicadores de faturamento, financeiro, estoque e atendimento. Essas funções permitem ter maior domínio dos custos e margens da instituição.
Os principais painéis que trazem indicadores fortes de gestão às instituições de oncologia são:
– Perfil de procedimentos realizados por cidade e estado;
– Taxa de ocupação de consultórios e salas de infusão e procedimentos;
– Margem bruta de faturamento;
– Avaliação de lotes de faturamento com recebimento, glosas e recurso de glosa;
– Ranking de fornecedores.
Contudo, através de um conjunto de fatores, é possível ter clareza de como reduzir custos e otimizar processos de uma instituição oncológica. No entanto, é importante estar atento ao mercado de tecnologia em saúde e buscar soluções cada vez mais completas e especializadas no segmento oncológico.
Por isso, contar com uma equipe que, além de ter know-how de mais de 20 anos em oncologia, busca estar sempre a frente no mercado trazendo inovação para suas soluções, pode trazer um grande diferencial à gestão de uma instituição.
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