À medida que a tecnologia fica mais presente e necessária em nossas vidas, a usabilidade dos produtos digitais também ganha mais valor. Nesse artigo eu explico a importância de avaliar a usabilidade no momento de escolher um software de gestão de saúde para sua equipe médica.
Na área de tecnologia em saúde, assim como em diversas outras, ainda é bastante comum encontrar aplicações com falhas de usabilidade e, consequentemente, profissionais que preferem continuar utilizando papel a se arriscar em um mundo digital. Contudo, a utilização de soluções especializadas tem trazido inúmeras vantagens às instituições, principalmente para aquelas que têm o objetivo de se tornar paperless. Um sistema de qualidade promove um atendimento também de qualidade e mais segurança aos pacientes, assim como aumenta a eficiência e a produtividade das equipes e, desse modo, diminui significativamente os custos envolvidos. Isso sem mencionar que, muitas vezes, proporciona mobilidade aos profissionais e conforto aos pacientes.
Mudar a forma de administrar uma clínica não é simples. Inserir tecnologia ou simplesmente mudar o ERP utilizado pode ser complexo e gerar receio nos profissionais. Por isso, é importante garantir que o software de gestão de saúde escolhido para sua instituição seja fácil e intuitivo a ponto de qualquer usuário com o mínimo de conhecimento em tecnologia conseguir compreendê-lo. Assim você provavelmente terá uma implantação tranquila e maior satisfação da equipe.
Mas como saber qual das soluções oferecidas no mercado é a melhor para sua equipe? O primeiro passo é saber exatamente quais recursos serão necessários para que os profissionais executem todas as suas tarefas. Conhecendo bem a rotina da equipe e fazendo esse levantamento de requisitos, você poderá avaliar a utilidade das opções disponíveis no mercado. Em seguida será o momento de avaliar a usabilidade das opções selecionadas e, para isso, você precisará conhecer os softwares. Colete todas as informações possíveis e peça para testar o produto com as pessoas da sua instituição. Juntos vocês conseguirão avaliar a usabilidade.
O que é usabilidade e o que devemos analisar
Segundo Jakob Nielsen, a “usabilidade é um atributo de qualidade que define a facilidade de uso de interfaces do usuário”. Existem muitos atributos que podem ser considerados para avaliar a qualidade de um produto digital, mas, para a usabilidade, temos cinco pontos importantes:
- Aprendizagem: se refere à facilidade de uso da interface para realização de tarefas básicas já desde a primeira utilização.
- Eficiência: se refere à rapidez com que os usuários conseguem realizar suas tarefas logo que aprendem a utilizar a interface.
- Memorabilidade: se refere à facilidade de recordar como utilizar a interface, mesmo após um tempo sem utilizá-la, restabelecendo a mesma habilidade anterior.
- Erros: se refere à quantidade de erros que os usuários cometem ao utilizar a interface, além da gravidade desses erros e da facilidade de se recuperar deles.
- Satisfação: se refere à agradabilidade de utilizar a interface, que gera bons sentimentos e sensações.
Esses cinco atributos, embora descritos brevemente, representam pontos cruciais que precisam ser examinados em qualquer software. Como você pôde perceber, o resultado dessa avaliação não será extraído de imediato já no primeiro contato com a interface. Ou seja, algumas coisas levam tempo para você mensurar, ainda que a primeira experiência já possa gerar impressões significativas.
Importância de avaliar a usabilidade antes de adquirir
Provavelmente você já enfrentou dificuldades ao utilizar alguns sites, apps e softwares, certo? Todos estamos sujeitos a passar por momentos de estresse quando não entendemos uma interface. E essa situação pode se tornar um problema ainda maior quando não temos a opção de realizar a tarefa que precisávamos em outro local ou de outra forma. Isso acontece com frequência no meio corporativo, quando é a empresa que define quais ferramentas os funcionários devem utilizar e nem sempre deixa espaço para uma segunda opção.
Então imagine ter que utilizar um sistema complexo que, em vez de facilitar o seu trabalho, dificulta e atrasa sua rotina porque demora para ser decifrado. Some isso a uma rotina cheia de responsabilidades, com pessoas dependendo de você e prazos apertados. Esse cenário pode acontecer em inúmeros segmentos profissionais, mas, no setor de saúde, toda a atenção deve ser redobrada.
Uma ferramenta desenvolvida de forma inadequada dificulta o trabalho dos profissionais e contribui para que erros de todos os tipos aconteçam com frequência. Quando falamos da saúde das pessoas, devemos ter em mente que uma interpretação errada da interface pode colocar a vida dos pacientes em risco. E esse único e claro motivo já é suficiente para defender que a usabilidade precisa ser analisada – assim como outros atributos de qualidade – antes de você adquirir um software de gestão de saúde para sua equipe médica.
Benefícios de uma boa usabilidade em softwares de saúde
Quando a usabilidade está bem planejada e executada, não só o profissional trabalha melhor como também os pacientes são atendidos com mais qualidade, agilidade e segurança. Veja alguns pontos de destaque abaixo:
1. Produtividade
Uma solução especializada, que entende seu público e entrega aos seus usuários recursos e informações relevantes nos momentos e nos formatos certos, garante aumento de produtividade. Em outras palavras, com uma interface padronizada e perfeitamente planejada para a realidade dos profissionais, as tarefas de rotina poderão ser aprendidas, memorizadas e realizadas em menos tempo. Uma boa arquitetura organiza melhor os dados registrados no sistema para que os usuários saibam onde procurá-los intuitivamente. E, isso somado a um código de qualidade, apoia a correlação desses dados de forma a ajudar os usuários a antecipar resultados de eventos futuros. Esse é um ponto de muita relevância porque, no setor de saúde, o tempo dos profissionais deve ser dedicado prioritariamente aos pacientes e não aos softwares.
2. Segurança
Um software seguro não está relacionado apenas a questões técnicas de codificação, mas também a um bom processo de planejamento – que deve seguir diretrizes do setor – e ao design da interface. Com uma boa usabilidade, o usuário tem mais chances de seguir o fluxo desenhado para a conclusão de tarefas com sucesso. Ele recebe ajuda ao longo do caminho para visualizar e interpretar corretamente diferentes elementos e, assim, prevenir erros. Esse cuidado acontece através de diferentes fatores, como: confirmação de ações importantes, assim como a sinalização de alertas de forma a dar a ênfase necessária a cada situação; e boa arquitetura de informação, que torna a compreensão do conteúdo mais fácil, bem como a padronização e uso de mapas mentais, que promove rápida associação, aprendizagem e memorização.
3. Economia
A economia pode ser percebida na instituição de saúde como um todo. Com uma boa usabilidade as equipes necessitam de poucas (ou nenhuma) horas de treinamento porque conseguem compreender a interface, assim como conseguem fazer mais em menos tempo. A proficiência no software é atingida de forma mais rápida. Dentro disso, podemos considerar a economia de carga cognitiva, que acontece quando a interface utiliza convenções e entrega quantidades adequadas de informações e opções, a fim de não exceder a capacidade de raciocínio dos usuários. Isso favorece proporcionalmente o que foi mencionado acima e é um dos pontos fundamentais do design de produtos digitais. Além do intangível, podemos perceber a economia de investimento em materiais e espaço físico, pois, utilizando soluções digitais, as clínicas e hospitais diminuem consideravelmente os gastos com papel e armazenamento de documentos.
4. Satisfação da equipe
O prazer de contar com um software que possui uma interface de qualidade é inexplicável. Na área do design aprendemos que “um bom design, quando bem feito, deve ser invisível” – Jared Spool. Resumidamente, essa famosa frase quer dizer que o bom design é usado de forma tão natural, fácil e confortável que acaba “passando despercebido”, pois normalmente nós prestamos atenção às coisas que incomodam e geram dúvidas. Apesar de isso ser verdade, quando falamos de um setor que sofre há anos com falhas de usabilidade, como é o caso dos sistemas de gestão para equipes médicas, o bom design não tem como ser invisível. Pelo menos não para aqueles que já passaram por situações estressantes com algumas interfaces.
Os benefícios mencionados anteriormente ficam nítidos com pouco tempo de uso, tanto para os usuários da operação diária, quanto para os gestores das instituições. Utilizar um software intuitivo, coerente, harmonioso e descomplicado motiva a equipe e abre portas para a aceitação de novas ferramentas digitais inteligentes.
Conclusão
Uma boa usabilidade ajuda na transformação digital das instituições de saúde e oferece benefícios significativos, como aumento de produtividade, segurança, economia e satisfação. O inverso disso constrói barreiras entre os profissionais e a tecnologia, gerando desmotivação, lentidão e até mesmo risco à vida dos pacientes. Por isso é fundamental que você analise a usabilidade das soluções oferecidas no mercado antes de adquirir um software de gestão de saúde.
Podemos concluir esse artigo com a certeza de que o sistema ideal é aquele que oferece todos os recursos dos quais sua equipe médica precisa para atender os pacientes com agilidade, qualidade e segurança. E que, em apoio a isso, ele deve apresentar uma interface fácil de ser utilizada.
Deixo três dicas para ajudar você nesse momento de avalição:
- Teste com calma. Avalie sem pressa toda a interface enquanto testa as funcionalidades.
- Avalie em conjunto. Chame profissionais de diferentes equipes para testar o software com você. Inclusive com diferentes níveis de conhecimento tecnológico.
- Tire suas dúvidas. Depois do teste, fale com os fornecedores para tirar todas as suas dúvidas e buscar mais informações. Pode ser um bom momento para perguntar sobre como funciona o sistema de suporte e o treinamento durante a implantação.
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